togglを使って自分の時間の使い方を客観的に知る

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サラリーマン時代はタイムカードで出退勤を管理したり、週報で自分が今週何をやったかをまとめたりする習慣があったけど、サラリーマンを辞めたら、そんな環境は当たり前だけど何もない。

自由である。僕を管理する人やシステムがない。

サラリーマンを辞めてよかったと思う瞬間ではあるが、一方で、誰からも管理されていないというのは不安だったりもする。

当たり前だけど、今は、自分を管理するのは自分しかいない。

なので、僕は2年ほど前からtogglという時間計測のサービスを使って、自分の働いている時間と内容を全てメモするようにしている。

toggl

togglは、都度、これから何に時間を使うか決めて、スタートボタンを押して時間を計測し、その作業が終わったらストップボタンを押す、シンプルなサービスである。

「マルチタスク」という言葉があるけれど、基本、人間には不可能で、厳密には「シングルタスク」を素早く切り替えている「スイッチタスク」という状態で脳を動かしているというのが現実のようである。

そして、このtogglというサービスの良さは、毎回スタートボタンを押すたびに、これから何に自分の時間を使おうとしているのか、「スイッチタスク」を宣言することにあると僕は思っている。

具体的には、togglには「プロジェクト」という概念と「クライアント」という概念があり、毎回仕事を開始する時に「どのクライアントのどのプロジェクトを今やろうとしているのか」選択して、スタートボタンを押す。

そして、毎週とか毎月とかの単位で自分は何に時間を使ったか、振り返ることができる。

これによって、なんとなく、とか、だらだらと、何だかよくわからない仕事に時間を使うことを自分で管理することができる(はず)。

ということで、togglについての一般的な使い方や操作方法は他のブログ記事にまかせるとして、今回は、僕なりにアレンジしたtogglの使い方事例を紹介したいと思う。

 

1.「プロジェクト」は、大きく3つのグループで分けて管理

普通、プロジェクトは、その名の通り何かしらのプロジェクト単位で定義付けしていると思うけど、僕はまったくそんな使い方をしていない。

僕はプロジェクトを「Meet(誰かに会っている時間)」「Work(自分で作業している時間)」「Move(移動時間)」の3つのグループに分けて、さらにそれぞれを細分化して設定している。

 

「Meet(誰かに会っている時間)」

「既存顧客とのMTG」「新規商談」「メンバーとのMTG」といった単位のプロジェクトがこのグループには設定されている。これらのプロジェクトの目標は、自分のアウトプット(提案や意図)を相手に受け入れてもらうことであったり、相手から何かしらのインプットをもらったりすることをゴールにおいている。

 

「Work(自分で作業している時間)」

Meetに必要なアウトプットや、Meetで得たインプットを自分なりに消化して組み立てる時間。もしくは単なる事務処理とかの環境整備の時間。「クライアント向けの企画制作」「自社ブランディングのための企画制作」「事務作業」といったプロジェクトが設定されている。

 

「Move(移動時間)」

これは単に移動している時間。プロジェクトは「移動」のみ

 

僕の目標的には、毎月、「Meet」を40%、「Work」を50%、「Move」を15%くらいの時間配分になるようなんとなく意識している。
ちなみに、サラリーマンで管理職だった時代は、ほとんどが「Meet」「Move」の時間だったかもしれない。

 

2.「クライアント」も3つのグループに分けて管理

「クライアント」は、前述の「プロジェクト」にそれぞれ1つずつ定義付ける要素であり、「クライアント」と「プロジェクト」は縦と横の関係にある。
こちらも具体的なクライアント(その稼働時間にお金を支払ってくれる顧客)を定義するのが普通だが、僕はそんな使い方をせず、以下の3つの定義をしている。

 

「レベニュー」

直近の収入に繋がるもの。
プロジェクトでいうと、「Meet」の中の「新規商談」だったり、「Work」の中の「クライアント向けの企画制作」だったりする。

 

「アセット」

直近には収益貢献しないけど、将来新しいレベニューを生む投資のための時間。プロジェクトでいうと、「Meet」の中の「新規のディレクターさんとの面談」とか「メンバーとのMTG」だったり、「Work」の中の「自社ブランディングのための企画制作」だったりする。(そう、この個人ブログを書くのも僕にとっては、「アセット」の時間なのである)

 

「コスト」

要はできるだけ圧縮して効率化をすべき時間。プロジェクトでいうと、「Move」や、「Work」の中の「事務作業」の時間だったりする。

 

僕の目標的には、毎月、「レベニュー」を30%、「アセット」を55%、「コスト」を15%くらいの時間配分になればいいなぁ、と思っている。
ちなみにサラリーマンの新人社員は「コスト」と「アセット」が半々、経営層は「レベニュー」が8割くらいだったりするのかもしれない。

 

ということで、先週1週間の実績をここで公開するとこんな感じ。

 

これを簡単に表に直してみるとこんな感じである。

最近は新型コロナの影響が多くて「Meet」の時間が減り気味、そして先週は事務手続き作業が多かったので、「Work×コスト」の時間が多かった感じである。(言い訳)

 

3.あらかじめ決まっている予定はgoogleカレンダーをzapierで連携させておく。

togglの面倒な点をひとつあげるとすれば、毎回何かを始めるたびに「スタート」や「ストップボタン」を押すことである。ま、それが良い点でもあるのだが、毎回やるのはやっぱり面倒である。

なので、ある程度決まっている予定については、googleカレンダーを使っているので、それをzapierと連動して、自動的にtogglの「スタート」「ストップ」に記録されるようにしている。

zapier

ポイントは以下な感じ。

1.googleカレンダーに「プロジェクト名」毎のgoogleカレンダーを作っておく。

2.zapierで、上記設定したgoogleカレンダーのイベントが終了したら、togglの指定のプロジェクトとして記録する、と設定する。

こうしておくと、googleカレンダーにあらかじめMTGや、その前後の移動時間などを記入しておけば自動的にtogglに記録されるので、手間が省ける。

 

まとめ

togglを使うメリットは、ただ単に自分の時間の使い方を客観的に知ることだけでない。

自分がどんな価値感で、「働く」という有限の時間を使おうとしているのか、自分なりの「軸(プロジェクト、クライアント)」を見つけていくことに、まず最初の意味があるんじゃないかと思っている。

そして、その軸の中で、日々細かな「スイッチタスク」を自分に宣言していく習慣をつけることによって、さらに「自分がこれから何に取り組まなくてはいけないのか?」を、都度クリティカルに自問自答していける良さがあるのだと思う。

以上である。今回は大作なので、特にオチはなしである。

 

 

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